Né en 1848, Vilfredo Pareto était un philosophe et un économiste italien. La légende raconte qu’il a remarqué que 20 % des plants de pois dans son jardin produisaient 80 % des gousses de pois de bonne qualité. Cette observation l’a amené à réfléchir à la répartition inégale.
Il a découvert que 80 % des terres en Italie appartenaient à seulement 20 % de la population. Il a fait des recherches sur différentes industries et a constaté que 80 % de la production provenait généralement de seulement 20 % des entreprises. On en est arrivé à la conclusion suivante : 80 % des résultats proviendront de seulement 20 % des actions.
C’est ce qu’on appelle le principe de Pareto : c’est le constat, et non une loi, que la plupart des choses ne sont pas réparties également; il est aussi connu comme la règle de Pareto ou le principe des 80/20. Les statistiques provenant de presque tous les domaines : gestion de projet, contrôle de la qualité, production, soins de santé, pannes de logiciels, etc. révèleront une répartition inégale des principaux résultats pour un nombre bien moindre d’éléments déclencheurs.
La règle du 90/10
Les penseurs modernes ont continué d’utiliser le principe de Pareto, mais la répartition normalisée des 80/20 semble évoluer vers 90/10, en particulier dans les domaines de la gestion du temps et du comportement.
Selon Jeff J. Hunter, le roi autoproclamé de l’externalisation1 : « La règle du 90/10 est l’un des concepts les plus utiles pour la gestion de la vie et du temps. » L’idée est d’accomplir d’abord la plus grande tâche. Résistez à la tentation de résoudre des choses anodines, et donc de peu de valeur. Posez-vous la question suivante : sur une échelle de 1 à 10, quelle est l’importance de cette tâche? Essayez de consacrer un maximum d’efforts à des objectifs importants. Si vous ne parvenez pas à définir l’importance de votre objectif, les conseils de monsieur Hunter sont clairs et précis :
- Déléguez-le.
- Automatisez-le.
- Cessez de faire cela.
Le système des feux de circulation
Jennifer Dulski, responsable des groupes et de la communauté chez Facebook et auteure du livre Purposeful2 nous apporte une autre perspective. Mme Dulski cumule plus de 15 ans d’expérience dans des entreprises en démarrage et de grandes sociétés Internet, notamment à titre de chef d’unité commerciale chez Yahoo! et de PDG de The Dealmap, qui a été acquise par Google en 2011.
Elle explique que, lorsqu’elle était présidente et directrice de l’exploitation de Change.org, les employés utilisaient un système de « feux de circulation », qui fonctionnait comme ceci :
Vert : Ce sont les décisions que les employés peuvent prendre eux-mêmes sans devoir consulter qui que ce soit ou obtenir une approbation. Elles constituent environ 90 % du processus décisionnel.
Jaune : Ce sont les décisions qui restent incertaines quant à savoir si elles doivent être approuvées. Les employés doivent consulter leur gestionnaire pour obtenir des éclaircissements et une approbation. Ces décisions devraient représenter environ 5 % du total.
Rouge : Les 5 % restants sont les décisions qui nécessiteront absolument l’approbation d’un gestionnaire ou d’un cadre supérieur. Il est généralement difficile de revenir sur ce genre de décisions, qui ont habituellement des répercussions sur plusieurs secteurs de l’entreprise.
Mme Dulski souligne que les gestionnaires qui structurent ainsi le processus décisionnel accomplissent deux choses :
- Ils permettent aux employés de sentir qu’ils ont des responsabilités et qu’on leur fait confiance.
- Ils permettent à chacun de discuter de la prise de décision de manière « claire et non menaçante ».
Prendre des décisions moins nombreuses et plus judicieuses
La prise de décision demande du temps et de l’énergie, ce qui peut souvent entraîner une « fatigue décisionnelle », le genre d’épuisement qui ne peut être guéri par une bonne nuit de sommeil, et qui compromet la qualité de nos décisions.
En se fondant sur la règle du 90/10, Mme Dulski a reconnu que seulement 10 % des décisions sont suffisamment cruciales pour nécessiter la participation directe des gestionnaires. En plus d’aider les gestionnaires à se concentrer sur des questions plus urgentes, le fait de déléguer aide les employés à avoir un sentiment d’appartenance et la conviction qu’ils ajoutent de la valeur à leur équipe. « Le principe veut que les gens soient en mesure de prendre environ 90 % des décisions qui leur sont nécessaires pour accomplir le travail », explique-t-elle dans ce livre.
En permettant aux employés de prendre eux-mêmes la plupart de leurs décisions, vous créez une culture professionnelle qui fait naître des attentes élevées, que ces employés sont en mesure de satisfaire, et souvent de dépasser. « Non seulement les gens sont plus efficaces lorsqu’ils sentent qu’on leur fait confiance et qu’on les soutient, mais ils éprouvent aussi plus de respect et de confiance envers leurs dirigeants », conclut Mme Dulski. Lorsque les dirigeants peuvent se concentrer entièrement sur les aspects qui ont une grande incidence sur l’orientation et le rendement de l’entreprise, tout le monde en profite.
La règle du 90/10 n’est pas infaillible. Il est important de se rappeler qu’une chose peut rarement réussir dans son ensemble à moins que 100 % de ses composantes ne soient prises en compte. Cela dit, il se peut que la perfection ne soit pas nécessaire dans 10 % des cas, car l’effort requis pour y parvenir pourrait être mieux utilisé ailleurs. En examinant la possibilité d’appliquer la règle du 90/10, nous sommes mieux à même de déterminer où nos efforts sont les plus efficaces pour la réalisation d’un projet ou d’une tâche.
Le temps est un bien que nous ne pouvons pas acheter, et la plupart des dirigeants, qu’ils soient chefs de famille ou d’entreprise, sont confrontés à un manque de temps en essayant d’en faire trop.
Notre expérience nous a permis de constater que la responsabilisation des membres de notre équipe est un facteur essentiel qui nous permet de servir nos clients avec un grand professionnalisme et beaucoup d’efficacité.
1https://jeffjhunter.com/9010-rule-9010-life/
2https://www.purposefulbook.com/
