Conseils sur la gestion des courriels pour les professionnels

Auparavant, les communications d’entreprise se déroulaient principalement lors de réunions en personne et d’appels téléphoniques effectués à partir d’une ligne terrestre. La télécopie a fait fureur pendant un certain temps, mais rien n’a vraiment influencé les communications professionnelles comme le courriel l’a fait. Non seulement le courriel rend la correspondance facile et pratique, mais il permet aux professionnels de travailler n’importe où : au bureau, à distance ou même sur la route.

Aujourd’hui, environ 70 % des Canadiens possèdent un téléphone intelligent, ce qui leur donne accès à leurs courriels presque en tout temps. Cela a changé notre façon de communiquer et de travailler, mais c’est aussi synonyme de nouveaux défis. Voici nos conseils pour la gestion des courriels, si vous avez un point à ajouter à cette liste, nous vous invitons à nous en faire part dans les commentaires sur LinkedIn ou Twitter.

Prévoir du temps pour les communications par courriel

Les professionnels planifient du temps pour les réunions et les projets, mais négligent souvent le temps nécessaire aux communications. Il n’est pas rare qu’un cadre supérieur reçoive des centaines (voire des milliers) de courriels en une seule semaine. Certains en reçoivent autant en une seule journée! Essayez d’établir une stratégie pour mieux composer avec cette avalanche constante de messages. Définissez des blocs de temps précis chaque jour pour lire vos courriels et y répondre. Cela peut être deux fois par jour ou chaque 90 minutes, en fonction de votre charge de travail et de votre stratégie, mais soyez constant. L’objectif est de vous concentrer sur votre correspondance par blocs de temps et de vous en éloigner le reste du temps, ce qui ouvrira la voie à une plus grande productivité.

Réduire les distractions et les pertes de temps

Vous voulez en faire plus pendant votre journée de travail? Désactivez les notifications de messages qui vous interrompent fréquemment et vous distraient de vos autres tâches. Il faut en moyenne quatre minutes pour reprendre vos tâches après une seule interruption, et ce temps s’accumule très rapidement1. Comme nous l’avons mentionné précédemment, une personne peut optimiser ses communications et son efficacité au travail en gérant ses courriels à des moments précis dans la journée.

Videz votre boîte de réception et votre esprit

Une boîte de réception contenant 10 000 courriels accablerait n’importe qui. Bien qu’il soit judicieux de conserver les messages clés pour consultation future, essayez de supprimer les courriels sans importance dès qu’ils ne sont plus nécessaires. Prenez des décisions rapides et agissez immédiatement afin de passer à autre chose au lieu de marquer ou d’enregistrer des messages pour les conserver un peu plus longtemps2. Sauvegarder les courriels plus anciens mais importants dans des dossiers clairement étiquetés afin qu’ils soient hors de vue, mais accessibles au besoin.
Utiliser un système pour identifier les messages qui nécessitent un suivi (par exemple, une étoile ou un code de couleur). Cela permet aux professionnels de parcourir les dossiers de courriel de la même façon qu’une personne consulte un dossier physique. Les règles sont une fonction très efficace de Microsoft Outlook que l’on peut configurer pour des actions simples comme le classement automatique des courriels d’un expéditeur régulier ou ayant une ligne d’objet récurrente jusqu’à des règles très complexes et personnalisées qui peuvent effectuer plusieurs actions automatiquement. Des tutoriels gratuits de Microsoft Office sont disponibles en ligne sous forme de courts segments précis qui permettent d’apprendre et de mettre en œuvre rapidement ces fonctions qui facilitent la vie. Des formations avancées sont aussi offertes pour quiconque souhaite en apprendre davantage.
Enfin, limitez le nombre de courriels qui remplissent votre boîte de réception en vous désabonnant des sites Web non désirés ou non pertinents. Si ces messages sont importants pour vous et pour votre mode de vie, envisagez de vous réabonner avec une adresse de courriel différente spécifiquement pour ces abonnements. Cela aide à les garder complètement séparés de ceux qui requièrent votre attention immédiate ou quotidienne.
Videz votre boîte de réception, videz votre esprit.
Avez-vous trouvé ces conseils utiles? Nous vous invitons à transmettre cette publication à un ami, un collègue ou un parent qui pourrait également en bénéficier.


1 https://www.entrepreneur.com/article/237228
2 http://mediaincanada.com/2018/01/23/canadas-prolific-smartphone-market-skews-to-ios-study/

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